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Piloter son activité est bien le mot qui a du sens pour le dirigeant ou le décideur. Il la pilote en tenant compte des circonstances en changement permanent et il la pilote aussi avec ses équipes pour mener à bien le développement de l’activité. Il doit pour ce faire acquérir expérience et dextérité.
Dans ce monde en pleine mutation et en constante évolution, posséder une vision globale est indispensable pour diriger une activité. Il n’est plus possible de piloter une activité en restant « la tête dans le guidon » ou en comptant sur son intuition. Le monde a changé sous l’impact de la mondialisation de l’économie, en raison de la volatilité des marchés et de la spéculation qui s’imposent sans vergogne mais aussi de la prise de conscience de la nécessité de protéger l’environnement, notre avenir. L’activité est soumise à une multiplication des règles et normes qui contraignent l’activité et qui lui imposent des coûts mais aussi à l’accès à l’information qui bouleversent tous les codes de communication et de consommation.
L’exercice du pilotage d’activité est une lourde tâche que vous soyez dirigeant ou décideur d’une structure sans salarié ou d’une organisation plus conséquente.
Il est fondamental de comprendre que ce rôle ne s’improvise pas, d’une part pour garantir la pérennité de l’activité à court ou moyen terme, et d’autre part pour la développer sur le plus long terme. Il serait dangereux de gérer votre activité sans pilotage, tant il est nécessaire d’avoir une vision en temps réel et prévisionnelle de la situation de l’activité. Objectifs et méthodes.
Les objectifs du pilotage d’activité
Au préalable, il convient de rappeler que le principal objectif du pilotage, outre la mesure et l’analyse, est de permettre l’action. Sa vocation première est l’aide à la prise de décisions. Il se révèle d’autant plus important qu’il conforte le dirigeant ou le décideur dans la direction qu’il a prise pour son activité, ou qu’il lui indique de prendre au plus vite un tout autre chemin pour éviter de mettre celle-ci en péril.
Pour un bon pilotage d’activité, il est utilisé différents outils qui permettent de suivre des indicateurs et ainsi d’avoir une vision à court, moyen et long terme de la situation de cette dernière. Chacun de ces outils répond par ailleurs à un niveau de décisions spécifique, par exemple lié à la gestion courante de l’activité ou à la stratégie globale de l’organisation.
Outre les outils, les indicateurs, propres à chaque activité, doivent être déterminés avec précision pour être lisibles, compréhensibles, fiables et efficaces. Leur nombre et leur complexité dépendent essentiellement de la taille de la structure, de la nature de l’activité, et des aspirations personnelles du dirigeant ou du décideur, c’est-à-dire de ses ambitions futures pour l’activité.
Enfin, si la finalité du pilotage est d’augmenter croissance et productivité de l’activité, il ne s’en réduit pas pour autant uniquement à du suivi d’indicateurs économiques. Il peut également concerner d’autres pôles, qualitatifs, au travers notamment d’indicateurs humains par exemple.
Les outils d’un bon pilotage d’activité
Pour un pilotage de l’activité à court terme, le dirigeant ou le décideur suit, au travers d’un tableau de bord, les indicateurs qui lui permettent d’avoir une vision au jour le jour, hebdomadaire ou mensuelle de l’activité, et d’être capable de prendre des décisions rapidement si le besoin s’en fait ressentir. Il s’agit par exemple du chiffre d’affaires, de la marge, de la trésorerie, ou de la masse salariale, ainsi que les frais généraux.
A moyen terme, le dirigeant ou le décideur porte son attention sur les investissements, les financements, ou encore son bilan intermédiaire à six mois et son bilan prévisionnel à un an.
Enfin, à long terme, le dirigeant ou le décideur fait des projections, des estimations sur la base du passé et du présent, pour déterminer son avenir à trois ou cinq ans, au travers, là encore le bilan prévisionnel par exemple. A ce stade, on parle de pilotage stratégique.
Au travers ces trois niveaux de pilotage, d’autres indicateurs peuvent être suivis, en fonction de la taille de l’activité. Par exemple, un grand classique pour les structures de plus grande importance est de surveiller le taux d’absentéisme des salariés. Au-dessus d’un certain palier, ce taux doit alerter le dirigeant, puis l’inciter à mener une étude pour en identifier les causes, et proposer et mettre en œuvre à l’issue les solutions adéquates.
Les qualités pour un bon pilotage d’activité
Bien souvent dans les grosses structures, le dirigeant ou le décideur s’attarde chaque matin à ces indicateurs de la veille, ce qui est à l’antipode du dirigeant ou du décideur seul. Sans aller dans l’extrême, il faut s’accorder le temps et l’attention nécessaires pour bien regarder ses données de l’activité, et ce de manière régulière, pour détecter les signaux d’alerte et agir en conséquence. Encore trop d’entrepreneurs échouent car ils ne se donnent pas le temps.
Outre les capacités d’analyse et les actions qui en résulteront, le dirigeant ou le décideur doit savoir planifier. Certes relativement simple à court terme, la planification l’est beaucoup moins à moyen et long terme et le dirigeant doit être capable de la mettre en œuvre.
L’humain avant tout
Enfin, le pilotage passe, dans le cadre des activités avec salariés, par la prise en compte du facteur humain. Une des qualités essentielles est donc le sens de la communication, dans les directives et l’explication de ses dernières, et l’information pour aller plus loin.